Scrivere in modo chiaro per comunicare in modo efficace

di Francesca Tessarollo

Ogni giorno un copywriter, un social media manager o chi si occupa di comunicazione e scrittura, si alza e sa che dovrà trovare il modo di comunicare in modo efficace, inclusivo e chiaro. 

Una missione non da poco, soprattutto quando la comunicazione avviene in ambiti complessi, caratterizzati da linguaggi tecnici e settoriali, e spesso anche da una tendenza a complicare il linguaggio molto più del necessario.

Di cosa parleremo in questo articolo:

 

• • Semplificare NON è banalizzare
  • Scrivere in modo chiaro: si può fare!
  • Esempi di semplificazione anche in altre lingue
  • Come rendere chiari i linguaggi complessi

Semplificare NON è banalizzare

Ognuno di noi si è imbattuto, almeno una volta, in un testo di difficile lettura. E non parliamo di un libro di Proust, ma di istruzioni o informazioni concrete da usare nella vita reale di tutti i giorni. Bugiardini, contratti, testi della pubblica amministrazione: alzi la mano chi non si è sentito, almeno una volta, completamente disarmato davanti a testi dalla dubbia interpretazione. 

La ricchezza della lingua è sicuramente una cosa meravigliosa. È innegabile che usare alcune parole piuttosto di altre aggiunga precisione e sfumature di significato che rendono più profonda e autentica (oltre che bella) ogni comunicazione. Attenzione, però: in certi ambiti si tende a fare un uso della lingua non tanto ricco, quanto immotivatamente complesso, partendo, più che da un’esigenza espressiva, dal desiderio di proiettare un’immagine “alta” e mettere in mostra la propria autorevolezza, creando di fatto uno distacco tra chi parla e chi ascolta. 

Ed è qui che nasce la paura di semplificare: come se usare un linguaggio chiaro e accessibile significasse banalizzare ciò che si dice. In realtà, nel momento in cui semplificare significa rendere più funzionale il messaggio e agevolarne la comprensione, quello che stiamo facendo è positivo, non mortificante. Perché non dobbiamo dimenticarci che scriviamo e parliamo, in prima battuta, per comunicare, e possiamo farlo solo quando riusciamo a capirci con il nostro interlocutore. 

Quando non ci facciamo capire, generiamo non solo incomprensioni, ma anche frustrazione, disaffezione e, in generale, una crepa fra noi e i nostri utenti.

Se i problemi del “burocratese” sono noti a tutti e rischiano di farci sentire ogni giorno come il protagonista de Il processo di Kafka, ci sono altri ambiti in cui la difficoltà a rendere chiara la comunicazione deriva dalla tecnicità della materia stessa. Ci riferiamo, ad esempio, all’ambito medico, a quello ingegneristico, all’informatica e così vai. In questi casi è innegabile che, fra gli addetti ai lavori, l’utilizzo di un linguaggio tecnico sia funzionale alla comunicazione perché permette il livello di precisione utile fra “pari”. Ma se si deve comunicare con persone che addetti ai lavori non sono, perseverare nell’utilizzo di un linguaggio complesso e gergale significa creare una distanza linguistica fra chi parla (o scrive) e chi ascolta (o legge). È qui che dovrebbero entrare in gioco delle figure esperte in scrittura e comunicazione che, con il proprio lavoro, possano creare un ponte fra tecnici e meno esperti, favorendo di fatto lo scambio di messaggi.

Scrivere in modo chiaro: si può fare!

Il “problema” è sicuramente sentito e non possiamo dire che non ci siano dei tentativi per ovviarlo. Complice anche l’European Accessibility Act, entrato in vigore nel giugno del 2025, le pubbliche amministrazioni e le aziende di una certa dimensione stanno cominciando a rendere i propri siti web accessibili anche dal punto di vista della chiarezza comunicativa. 

Di lavoro, sicuramente, ce n’è ancora molto da fare: secondo il Rapporto sul linguaggio chiaro, realizzato dall’Associazione Linguaggi Chiari allo scopo di analizzare lo stato attuale del plain language in Italia, gli enti della PA continuano a parlare, attraverso i propri siti, avvalendosi di un’elevata complessità lessicale, sintattica e morfologica, usando un linguaggio burocratico predominante che rende i testi poco leggibili e la comunicazione poco chiara, soprattutto in certi ambiti (fisco e giustizia su tutti).

Questo non significa però che non ci si stia impegnando in questo senso: nel corso della terza edizione del Di Parola Festival, tenutasi ad Ancona lo scorso settembre, diversi esperti ed esperte hanno presentato le case study dei progetti cui stanno lavorando in materia di linguaggio chiaro e semplificazione. Giacomo Grassi (Responsabile User Experience e Processi Digitali in INPS), per esempio, ha mostrato come, nonostante le difficoltà e la complessità del progetto, si stia lavorando attivamente per semplificare i testi del sito dell’INPS, uno degli esempi più rappresentativi di ente che parla con un linguaggio astruso per i più, mentre Diego Bazzano (Responsabile informazione ai passeggeri e media digitali ATM – Azienda Trasporti Milanesi) ha mostrato come si possa riuscire a trasformare il linguaggio tecnico del settore dei trasporti in messaggi fruibili anche dai non addetti ai lavori. Come? Partendo da una collaborazione costante fra esperti in comunicazione e il personale delle operations di ATM, abituato a usare al suo interno un linguaggio estremamente tecnico. 

È grazie a questa collaborazione che un messaggio come questo:

Attenzione prego.
Circolazione degradata causa inoltro indebito al piano del ferro.

è stato trasformato in un messaggio come questo:

Attenzione. 
Una persona sui binari ci ha costretto a togliere la corrente e a fermare i treni.

Esempi di semplificazione anche in altre lingue

Se in Italia il problema è particolarmente sentito perché storicamente radicato (ne discuteva già Italo Calvino parlando di “antilingua”), non siamo certo soli. Anche all’estero infatti si sente l’esigenza di parlare in modo chiaro e comprensibile, anche quando ci si muove in ambiti complessi, come quello medico, un settore in cui la chiarezza è fondamentale perché le persone coinvolte sono spesso intimorite per il proprio stato di salute (o quello dei propri cari). 

Già nel 2020 il sito web del sistema sanitario britannico (NHS) si distingueva per l’utilizzo a dir poco innovativo del linguaggio, rivolgendosi ai propri utenti con dei termini tutt’altro che gergali e specialistici ma, al contrario, semplici eppure precisi. Per esempio, nella pagina dedicata ai nevi, vengono usati termini molto semplici, come “bleed” (sanguinare) o “crusty” (screpolato), anziché termini medici (come potrebbero essere “ulcere” o “comparsa di essudato”). 

Un risultato raggiunto non solo grazie alla collaborazione di esperti del settore medico, ma anche grazie ai test effettuati a persone comuni per avere la certezza della comprensibilità dei testi prima di pubblicarli. Ed è così che il sito riesce a comunicare in modo chiaro con tutto il target, usando un linguaggio efficace e preciso nella sua semplicità.

Come rendere chiari i linguaggi complessi

Da questi esempi risultano chiari due concetti in particolare:

• Parlare (e scrivere) in modo chiaro ma allo stesso preciso è possibile. Di più: è necessario.
• Rendere la comunicazione chiara in ambiti caratterizzati da linguaggi complessi o molto tecnici è un lavoro che gli esperti in comunicazione possono (e devono) fare partendo dalla conoscenza del settore e del target di riferimento e, non meno importante, dal confronto costante con gli esperti di quel dato ambito.

Una sfida non da poco, che le agenzie di comunicazione affrontano ogni giorno nei più svariati ambiti, dal settore delle costruzioni a quello chimico-cosmetico, dai servizi digitali a quelli legali.

SAY it simply

In SAY, per esempio, collaboriamo con Serverplan, Internet Service Provider specializzato in Hosting, un settore caratterizzato da un linguaggio tecnico e spesso freddo, che rischia quindi di creare un distacco con l’interlocutore e compromettere l’efficacia della comunicazione. 

La strategia di email marketing da noi elaborata si pone l’obiettivo di rafforzare il legame con i clienti, e perciò le newsletter dell’azienda si caratterizzano per un linguaggio semplice e un tono diretto, amichevole ed empatico, grazie al quale vengono veicolati messaggi interessanti e completi in modo chiaro e preciso.

In un contesto come quello delle newsletter, in cui l’attenzione è un bene prezioso (quante sono le email che che cestiniamo?), la chiarezza del linguaggio è d’obbligo. Il nostro intervento è stato quindi volto a migliorare il linguaggio, evitando complessità e gergalità tecniche che non avrebbero aggiunto nulla né al messaggio, né all’autorevolezza del brand. 

Il risultato? Dopo il nostro intervento, il Cliente ha registrato un aumento del tasso di conversione del 91%- grazie ad una delle campagne DEM e Email Marketing più performanti del settore per entrate.

Comunicare in modo semplice e chiaro si può, anzi, si deve fare. Se lo si fa nel modo giusto, non si deve aver paura di essere imprecisi, banali o poco autorevoli. Noi di SAY lo sappiamo bene, avendo posto la semplificazione della complessità ed i risultati al centro della nostra mission aziendale: “Guidiamo i nostri clienti nel complesso mondo della comunicazione con un approccio interdisciplinare condiviso e focalizzato su risultati che si possono vedere, sentire e misurare.”

Dalla complessità alla chiarezza: il passo inizia qui.

Contattaci